Privacyverklaring De Johanna Donk-Grote Stichting

Inleiding

De hoofddoelstelling van De Johanna Donk-Grote Stichting is financiële steun verlenen aan goede doelen die passen in de doelomschrijving van de statuten.

Deze doelstelling maakt het essentieel voor De Johanna Donk-Grote Stichting om samen te werken met iedereen die eraan wil bijdragen en meedoen. Waarbij iedereen welkom is, vanuit individuele betrokkenheid of namens een organisatie of bedrijf.

Uw betrokkenheid is dus heel belangrijk voor De Johanna Donk-Grote Stichting, zoals wanneer u:

  • een aanvraag doet voor een financiële bijdrage;
  • op de hoogte wilt zijn van onze activiteiten.

 

Graag informeren wij u over de verwerking van uw persoonsgegevens

Met deze privacyverklaring willen wij u helder informeren hoe wij zorgvuldig omgaan met uw persoonsgegevens. Neemt u contact met ons op wanneer u vragen of opmerkingen heeft? Deze privacyverklaring - voor het laatst aangepast op 4 maart 2019 - is van toepassing op het gebruik van persoonsgegevens door De Johanna Donk-Grote Stichting.

 

Wij zijn verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens

De Johanna Donk-Grote Stichting is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en doet dit zorgvuldig. Dit betekent dat we vertrouwelijk met uw persoonsgegevens omgaan, maatregelen hebben genomen om uw persoonsgegevens te beschermen en uw gegevens verwijderen wanneer we deze niet meer nodig hebben voor onze werkzaamheden.

De persoonsgegevens worden verwerkt door: 
De Johanna Donk-Grote Stichting
Secretariaat: Postbus 380-  3740 AJ Baarn
E: info@djdgs.nl

KvK nummer: 41 04 1099.


De momenten waarop wij uw persoonsgegevens ontvangen

De Johanna Donk-Grote Stichting ontvangt persoonsgegevens van uzelf, bijvoorbeeld de gegevens die u aan ons verstrekt via onze website, post, e-mail of telefoon. Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens ontvangen via derden in het kader van onze dienstverlening.

Een aantal voorkomende situaties:

  • u wilt een financiële bijdrage aanvragen voor een project van uw organisatie. Wij ontvangen in dat geval uw persoonsgegevens via webformulieren. Of wanneer u contact heeft met ons via e-mail of telefoon;

Het is mogelijk dat wij uw persoonsgegevens ontvangen in het kader van verschillende relaties (als particulier, namens een organisatie of bedrijf). Zo kan het zijn:

  • dat wij uw persoonsgegevens ontvangen als particulier persoon. Voorbeelden: U doet een aanvraag voor een financiële bijdrage,
  • en dat wij uw persoonsgegevens ontvangen als contactpersoon van een organisatie, bedrijf of overheid. Voorbeelden: U doet een aanvraag voor een financiële bijdrage namens uw stichting. U heeft contact met ons op naam van uw organisatie.

In dat geval verwerkt De Johanna Donk-Grote Stichting uw persoonsgegevens per (soort) relatie, voor de juiste dienstverlening en om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen.


Persoonsgegevens 

De Johanna Donk-Grote Stichting kan – afhankelijk van de situatie - de volgende categorieën van persoonsgegevens verwerken:

  • voorletters, voornaam en achternaam;
  • geslacht, geboortedatum, geboorteplaats;
  • adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres;
  • bankrekening;
  • functie;
  • IP-adres;
  • foto’s;
  • burgerservicenummer, wanneer daar een wettelijke verplichting voor bestaat;
  • eventuele overige persoonsgegevens die u actief verstrekt bij het aanvragen van een bijdrage, donatie, of aangaan van een overeenkomst.

 

Doeleinden 

De Johanna Donk-Grote Stichting verwerkt persoonsgegevens voor goede, efficiënte en verbetering van dienstverlening die bijdraagt aan het kunnen verwezenlijken van onze missie. Daarbij gaat het om de volgende doeleinden:

  • afhandeling van aanvragen voor financiële bijdrage aan projecten;


Verder verwerken wij persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • het verrichten van administratieve handelingen: facturering, donaties en betalingen;
  • vanwege (wettelijke) financiële en fiscale verplichtingen, nakomen van Recht van Verzet of het voeren van geschillen;

 

Grondslagen 

De Johanna Donk-Grote Stichting verwerkt bepaalde persoonsgegevens gebaseerd op minimaal een van de volgende grondslagen als genoemd in artikel 6 AVG: 

  • toestemming van de betrokkene;
  • uitvoeren van een overeenkomst;
  • wettelijke verplichting.


Tevens verwerken wij persoonsgegevens omdat het De Johanna Donk-Grote Stichting hier gerechtvaardigde belangen bij heeft. Deze zijn:

  • de bescherming van financiële belangen; 
  • het duurzaam en afgestemd betrekken van ons actieve netwerk bij het verwezenlijken van onze doelstelling;
  • onderzoek naar impact en beleving van onze donaties.

 

Verstrekking aan derden

In het kader van onze doelstelling kan het noodzakelijk zijn dat wij  persoonsgegevens uitwisselen met derden. Dat komt voor in de volgende situaties:

  • De Johanna Donk-Grote Stichting maakt voor de bovengenoemde doeleinden gebruik van diensten van derden, zoals leveranciers op gebied van ICT, Fondsenwerving, onderzoek, verzekeringen en administratie. In dat kader worden aan deze derden persoonsgegevens verstrekt. Deze derden mogen uw persoonsgegevens alleen verwerken voor de afgesproken doeleinden en binnen de voorwaarden van een onderlinge verwerkersovereenkomst. In alle gevallen zorgt De Johanna Donk-Grote Stichting ervoor dat deze derde partijen voldoen aan voldoende waarborgen op het gebied van privacy en beveiliging.


Bij een wettelijke verplichting:

  • uw persoonsgegevens kunnen verstrekt worden aan derden wanneer het De Johanna Donk-Grote Stichting aan een wettelijke verplichting moet voldoen. 
     

De Johanna Donk-Grote Stichting zal uw gegevens niet verstrekken voor commerciële doelen.
 

Hoe lang wij uw gegevens bewaren

De Johanna Donk-Grote Stichting zal uw persoonsgegevens niet langer verwerken dan noodzakelijk voor de doeleinden die wij in deze privacyverklaring noemen. Dit betekent dat uw persoonsgegevens bewaard worden zolang zij nodig zijn om de betreffende doelen te bereiken. Wij hanteren verschillende bewaartermijnen naar gelang de aard van de situatie. Bepaalde gegevens moeten langer bewaard worden, vanwege wettelijke bewaarplichten, zoals de fiscale bewaarplicht. In dat geval worden uw gegevens zeven jaar bewaard. Er kan een voor De Johanna Donk-Grote Stichting bijzonder belang zijn om uw gegevens langer te bewaren. Bijvoorbeeld in relatie tot een contract of anderszins juridische overeenkomst.

Wanneer u gebruik maakt van uw recht op verwijdering, wordt gekeken of er sprake is van wettelijke bewaarplicht zoals de fiscale bewaarplicht.
Verder worden uw gegevens verwijderd als u niet meer deel uitmaakt van ons actieve netwerk. Is er sprake (geweest) van een verzoek om financiële bijdrage aan De Johanna Donk-Grote Stichting? Dan bewaren wij persoonsgegevens 7 jaar.

 

Hoe wij uw gegevens beveiligen

Wij vinden het belangrijk dat uw persoonsgegevens zijn beveiligd tegen verlies of onbevoegde toegang van uw persoonsgegevens. Daarom heeft De Johanna Donk-Grote Stichting de volgende maatregelen getroffen:

  • maatregelen om de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en veerkracht van verwerkingssystemen te garanderen;
  • maatregelen gericht op het tijdig kunnen herstellen van de beschikbaarheid van en de toegang tot persoonsgegevens bij een fysiek of technisch incident; 
  • en we hebben adequate procedures voor het periodiek evalueren van de doeltreffendheid van de genomen veiligheidsmaatregelen (o.a. security-audits).


Op technische vlak hebben we o.a. de volgende maatregelen genomen:

  • logging, up to date firewalls en virusscanners, software tegen malware-aanvallen, het periodiek maken van back-ups, software en procedures waarmee de verantwoordelijke of verwerker wordt geattendeerd op het dreigende verstrijken van een bewaartermijn.


Daarnaast hebben we volgende organisatorische maatregelen genomen:

  • het beperken van de kring van functionarissen die toegang hebben tot bepaalde persoonsgegevens tot die personen die de gegevens nodig hebben voor de uitoefening van hun werkzaamheden;
  • het verlenen van toegang aan deze personen tot enkel persoonsgegevens die zij nodig hebben voor de uitoefening van hun werkzaamheden;
  • het overeengekomen van een verwerkersovereenkomst met geheimhoudingsbeding met een boeteclausule met alle instanties aan wie toegang tot persoonsgegevens zal worden verleend, zoals de websitebeheerder en het accountantskantoor;
  • het bewaren van persoonsgegevens op servers in een afgesloten ruimte;
  • het bewaren van papieren dossiers in afsluitbare kasten;
  • het creëren van informatieveiligheidsbewustzijn onder de bestuursleden;
  • het opstellen van duidelijke protocollen en procedures voor het tijdig en doeltreffend behandelen van informatiebeveiligingsincidenten en zwakke plekken in de beveiliging;
  • het houden van adequaat toezicht op de naleving van protocollen en wet- en regelgeving.
     


Profilering

De Johanna Donk-Grote Stichting streeft naar het duurzaam en afgestemd betrekken van zijn actieve netwerk. Dat wil zeggen aanvragers die bijdragen aan het verwezenlijken van onze doelstelling. Om dit te kunnen doen maken wij analyses. Dit doen wij om onze informatie af te stemmen en voor evaluatie en analyse. Wat vinden aanvragers belangrijk? Waar doen ze graag aan mee? 
 

Cookies

De Johanna Donk-Grote Stichting gebruikt cookies (en daarmee vergelijkbare technieken). Met deze cookies kunnen wij en derde partijen uw internetgedrag binnen en soms ook buiten onze website volgen. Hiermee kunnen wij en derde partijen advertenties aanpassen aan uw interesses en kunt u informatie delen via social media. Door verder gebruik te maken van deze website gaat u hiermee akkoord.

Wat zijn cookies? Cookies zijn kleine, eenvoudige tekstbestandjes die uw computer of mobiele apparaat opslaat wanneer u één van onze websites of apps gebruikt. Door gebruik te maken van cookies zorgen wij er bijvoorbeeld voor dat:

  • het surfen op de website van De Johanna Donk-Grote Stichting makkelijker voor u wordt;
  • we kunnen meten hoe onze website wordt gebruikt en waar we deze nog kunnen verbeteren;


Via onze website worden ook cookies van derden geplaatst. Op het gebruik van cookies door andere bedrijven is het privacy- en cookiebeleid van het desbetreffende bedrijf van toepassing. Welke cookies gebruiken wij? Hieronder leest u meer over de cookies die gebruikt worden door en via onze website en voor welke doeleinden wij deze cookies gebruiken:

  • Functionele cookies. Deze zorgen ervoor dat onze websites correct kunnen functioneren. Denk bijvoorbeeld aan de functionaliteiten 'login'.

 

U hebt verschillende rechten als het gaat om uw persoonsgegevens

  • u hebt het recht om een verzoek te doen tot inzage, correctie of verwijdering of overdracht van uw persoonsgegevens. 
  • wanneer u een verzoek doet, willen wij in de eerste plaats beoordelen of we uw verzoek kunnen behandelen. Dat kan bijvoorbeeld als wij uw identiteit kunnen vaststellen of wanneer u langer dan zes maanden geleden een vergelijkbaar verzoek deed.
  • wij kunnen uw verzoek weigeren wanneer de rechten van derden zwaarder wegen. Wij zullen dan schriftelijk motiveren waarom we niet aan het verzoek kunnen voldoen.
  • u hebt het Recht van Verzet. Dit betekent dat u zich kunt verzetten tegen het gebruik door De Johanna Donk-Grote Stichting van uw gegevens voor charitatieve doeleinden. 
  • u hebt altijd de mogelijkheid een klacht in te dienen over het gebruik van persoonsgegevens door De Johanna Donk-Grote Stichting. Zowel bij ons als bij de Autoriteit Persoonsgegevens. 


Heeft u vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring? Wilt u een verzoek doen over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact op met:

De Johanna Donk-Grote Stichting

Secretariaat: Postbus 380-  3740 AJ Baarn

E: info@djdgs.nl


Wijzigingen privacyverklaring

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 4 maart 2019. De Johanna Donk-Grote Stichting kan deze privacyverklaring aanpassen. Nieuwe versies worden altijd op de website gepubliceerd. Wij raden u daarom aan om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat u op de hoogte blijft van wijzigingen.